若同一份文件在作業流程中，超過一個人以上經手該檔案，可利用註記或圖章工具幫助文件來往過程更加有效率與流暢。接下來將分享三個使用情境，教你利用PDF圖章工具和他人分享資訊。

插入標記提示須被編輯處

寄送文件希望他人簽署合約或協議書時，可以適時插入一個提示圖章訊息，讓簽署者明確知道哪裡需要他的編輯或簽名。當文件完成後，可以再刪除維持文件的完整度。

1. 開啟該PDF文件，點擊下排工具列中的「工具箱」符號
2. 找到「圖章」工具，在標準分頁下並選擇「Sign Here」圖章
3. 點擊「新增」按鈕，便能將該圖章貼至PDF文件中

插入標記說明文件當前進度

你可以插入一客製圖章並同時顯示日期和時間訊息。透過此方式，方便你在上呈一份收據文件時，可標示當前的所屬階段為何，顯示是否已接收、同意或已付費等階段。

1. 在圖章工具下，切換至「客製」分頁
2. 在輸入框內輸入文字內容，並勾選顯示日期和時間的選項
3. 點擊「新增」後，即可將該客製圖章貼至PDF文件中